Un accompagnateur
L’administrateur de bien travaille à la fois avec les propriétaires et les locataires. L’administrateur de bien est un intermédiaire.
Ce professionnel de l’immobilier organise pour le compte de propriétaires (particuliers, sociétés ou entreprises) la gestion locative de leurs biens immobiliers.
Très concrètement, il « prend le relai » et s’acquitte de toutes les obligations du bailleur. Il s’occupe de la location du bien.
Pour y parvenir :
- il organise les visites
- recueille et trie les dossiers des candidats à la location pour les soumettre au propriétaire bailleur
- réalise l’état des lieux
- encaisse les loyers et délivre les quittances de loyers
- organise les réparations nécessaires, etc.
L’administrateur de biens est aussi un accompagnateur, il peut préparer les justificatifs permettant au mandant de réaliser sa déclaration de revenus ou encore payer, au nom et pour le compte du mandant, les charges et impôts en respectant les délais légaux, etc.
Pour avoir le droit d’assurer toutes ces missions, l’administrateur de biens doit détenir un mandat écrit de ses clients et répondre à toutes les obligations de la loi qui organise la profession des intermédiaires immobiliers [Loi Hoguet du 2 janvier 1970 (n°70-9) réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce].
En parallèle, il recueille aussi les recherches des candidats à la location (particuliers, entreprises ou encore indépendants) afin de les aider à trouver un bien adéquat. Grâce à lui, l’offre et la demande se rencontrent.
Il détermine ainsi avec le candidat à la location ses besoins et lui propose des locations qu’il juge adaptés à ses critères de recherche.
Un professionnel polyvalent
L’administrateur de biens doit se conformer aux règles législatives en vigueur, tout comme l’agent immobilier.
Son activité est régie par la loi Hoguet du 2 juillet 1970. Ainsi, pour exercer cette profession, il est obligé de détenir une carte professionnelle portant la mention « gestion locative » et une garantie financière pour les fonds qu’il détient au nom et pour le compte de ses mandants.
Il maîtrise alors la législation en vigueur dans le secteur de l’immobilier. À ce titre, il accompagne le propriétaire bailleur dans toutes les démarches liées à la législation.
Par exemple, il est tout à fait capable de rédiger un contrat de bail, de gérer les congés des locataires, etc.
Par ailleurs, l’administrateur de biens est doté de compétences comptables et administratives de façon à pouvoir mener à bien la gestion locative d’un logement. Il doit avoir le sens des relations humaines pour faire face aux besoins des locataires qui ne sont pas toujours en adéquation avec la volonté des propriétaires. Son rôle consiste à satisfaire les deux parties, tout en respectant la loi.
Une rémunération liée aux missions réalisées
L’administrateur de biens perçoit une rémunération en fonction des missions de gestion qui lui sont confiées par les propriétaires, les « mandants ».
Lors de la signature du mandat, le montant de ses honoraires est fixé en accord entre les deux parties. Il est souvent calculé selon un pourcentage du montant des sommes perçues au nom et pour le compte du bailleur.
UNE GESTION DES DONNÉES PERSONNELLES RESPONSABLE
L’administrateur de biens ne se contente pas de gérer les aspects techniques de la location et de la gestion de copropriété ; il doit également garantir la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel recueillies auprès des propriétaires et des locataires. Conformément aux obligations légales en vigueur et à la politique de protection des données, il s’assure que les données collectées sont traitées avec le plus grand soin, en respectant les normes établies par la CNIL. Ainsi, il met en place des mesures de sécurité adaptées et collabore avec des sous-traitants responsables du traitement des données. Le délégué à la protection des données (DPO) veille à ce que les droits des personnes concernées soient respectés, notamment en matière de droit d’accès et de réclamation. Les données relatives aux transactions immobilières, à la copropriété et à la prospection commerciale sont essentielles pour la bonne exécution des contrats et la réalisation des projets immobiliers. L’administrateur de biens est tenu de définir la durée de conservation de ces données et de garantir leur utilisation conforme au consentement donné par les propriétaires et les locataires, particulièrement dans le cadre de la prospection commerciale. Cette rigueur dans la gestion des informations personnelles reflète son engagement à assurer la protection et la confidentialité des données, un aspect crucial dans le marché immobilier actuel. Les personnes concernées disposent d'un droit d'accès et peuvent obtenir des informations sur la façon dont leurs données sont traitées, garantissant ainsi une transparence totale et une protection optimale des données à caractère personnel.
UN CADRE LÉGAL ET CONTRACTUEL STRICT
L’administration de biens englobe divers aspects juridiques et commerciaux, notamment la gestion des mandats et la relation avec les sites internet de syndic de copropriété. En tant que mandataire, l’administrateur de biens doit respecter la loi ALUR, qui régit les professions immobilières et encadre la gestion immobilière. Cette loi, ainsi que d'autres réglementations contractuelles, comme le mandat de gestion, impose des obligations strictes pour la protection des données à caractère personnel des personnes physiques. Le responsable du traitement de ces données, en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD), doit garantir que les informations collectées sont traitées de manière appropriée et sécurisée. Cela inclut le recouvrement des loyers et l’administration des biens locatifs. Les destinataires de ces données, que ce soit pour des fins de prospection ou d'exécution du contrat, doivent également se conformer à ces normes. En cas de traitement de données à caractère personnel, les personnes concernées disposent d'un droit d'opposition et de réclamation, assurant ainsi une transparence totale et le respect de leur vie privée. Les cookies utilisés sur les terminaux des utilisateurs doivent aussi être gérés conformément à cette politique de protection des données, garantissant ainsi l’intérêt légitime des parties impliquées.
Source : FNAIM